van thuis naar kantoor

Van thuiswerken terug naar kantoor. Met deze 5 IT tips gaat dat vlekkeloos.

Van thuiswerken terug naar kantoor

Thuiswerken is voor vele van ons een luxe, een omgeving waarin je in alle rust werk afmaakt en geen last hebt van afleiding door het dynamiek op kantoor. Het personeel thuis productief aan het werk krijgen was een uitdaging voor veel bedrijven. De servicedesks van IT bedrijven liepen vol met aanpassingsproblemen. De switch van thuiswerken terug naar kantoor begint voor sommige langzaam zijn start te maken, maar voorlopig zal het kantoor leven niet meer hetzelfde zijn. Premier Rutte praat over een anderhalve meter samenleving als het nieuwe normaal. Een stroom van nieuwe IT uitdagingen liggen op het loer. 

Volgens onderzoek leer je in gemiddeld 66 dagen een nieuwe gewoonte en automatisme aan. Tijdens de corona tijd werkt 60 procent van de werkende sinds maart 2020 enkele dagen op locatie of alleen vanuit thuis. In 4 maanden tijd heeft deze groep dus een nieuwe gewoonte en manier van werken ontwikkeld. De volgende tips zorgen dat de overgang van thuiswerken terug naar kantoor probleemloos zal verlopen voor jouw organisatie. 

Tip 1. Werk en priv balanceren

Veel organisaties hebben het personeel ook thuis werken op hun persoonlijke apparaturen. Daardoor worden platformen zoals Zoom en Microsoft Teams gebruikt voor vergaderingen en een volgend moment voor een huisfeestje op afstand. Dit betekent dat software voor professioneel gebruik ook voor persoonlijke doeleinde zijn ingezet. Dit zorgt ervoor dat de apparaten moeilijk gewaarborgd worden op veiligheid en bescherming van buitenaf. In sommige gevallen heeft het personeel vanuit huis ook op geleende apparaten ingelogd op het netwerk van de organisatie. Daarom zal jouw organisatie allereerst bij terugkeer op kantoor samen met zijn IT partner een scan moeten doen om te identificeren welke onbekende apparaten toegang tot het netwerk hebben gekregen en nog nodig hebben.

Ook is de kans dat de werklaptop thuis wordt gebruikt door handen en ogen die niet onderdeel zijn van de organisatie. Een dochter die even een aankoop doet of een partner die online een webinar volgt. Dit betekent dat de werkcomputer ook is gebruikt voor niet werkgerelateerde zaken en misschien dan ook wachtwoorden die zijn gedeeld voor toegang tot de applicaties. 

Dit zijn gewoontes die privacy-problemen veroorzaken op de werkvloer. Wij raden dus ook aan dat het personeel bij terugkomst op kantoor alle wachtwoorden wijzigt.

Het volgen en identificeren van derde die toegang hebben tot de apparatuur van de organisatie, applicaties en informatie is een grote uitdaging voor IT beheerders. 

Tip 2. Update de (antivirus)software

Geef nou toe, ook jij hebt vast de ?herinner mij later? button te vaak gebruikt. Thuiswerkers hebben het updaten van de antivirussoftware en overige software zoveel mogelijk uitgesteld. Wanneer iedereen de overgang van thuiswerken terug naar kantoor maakt en het netwerk van het bedrijf op volle toeren wordt gebruikt is het veilig en slim om alle gebruikte (antivirus)software te updaten. Dit verkleint weer de kans op virussen en indringers op de server. Pak dit op samen met jouw IT partner

Tip 3. Neem hygiene op kantoor serieus

Vóór de Coronatijd namen wij regelmatig de toetsenbord en muis van een collega over. Nu wij met z?n allen meer moeten letten op hygiene wordt het gebruik van alles wat je aanraakt veel serieuzer genomen. Zorg ervoor dat iedereen op kantoor zijn eigen toetsenbord en muis heeft en direct toegang heeft tot het desinfecteren van zijn hardware. Vergeet de mobiele telefoon niet. Het regelmatig wassen van je handen is wel geland, maar als je vervolgens weer je telefoon uit je broekzak haalt zijn de handen niet meer schoon. 

Zo min mogelijk dezelfde oppervlaktes aanraken betekent ook minder documenten of agenda?s die worden uitgedeeld tijdens een vergadering. Print minder maar maak gebruik van gedeelde documenten via bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint of Onedrive. Aantekeningen en opmerkingen kunnen direct toegepast en gedeeld worden. Misschien is dit het juiste moment om de switch naar digitalisering intern compleet door te voeren. Benieuwd wat dat betekent? Lees hier meer over hoe jij dit slimmer kan doen. 

Tip 4. Maak gebruik van nieuwe routines

Nu een groot deel van de werkers thuiswerken helemaal eigen heeft gemaakt, betekent dit ook dat nieuwe werkroutines zijn ontstaan. Routines die goed werken per individu en gerespecteerd mogen worden. To-do-lijsten of een taakverdeling worden met nieuw gevonden software gemaakt. Sta hiervoor open als organisatie en probeer hier kansen in te zien. Misschien werkt soortgelijke software net zo goed op kantoor. Probeer de overgang van thuiswerken terug naar kantoor te zien als een vooruitgang in plaats van een voortgang. 

Tip 5. Deels thuis blijven werken

Het vertrouwen in thuiswerkers is flink gestegen de afgelopen 4 maanden. Bij de meeste organisaties werkt dit (bijna) net zo goed al voor de Corona pandemie. Voor brainstorm sessies, evaluatie momenten en belangrijke vergaderingen heeft een fysieke bijeenkomst nog steeds de voorkeur. Is het dan niet in het voordeel om thuiswerken er deels in te houden? Denk bijvoorbeeld aan het indelen van de organisatie in team A en team B. Zo werkt ieder team om de week op kantoor en bij een zieke is er direct een vervanger. Daarnaast is dit beter voor het milieu, verkeersdrukte en de Co2 uitstoot. 

Belangrijk is dan om te kijken of de werkplekken bij ieder individu thuis ergonomisch ingericht zijn voor een langer termijngebruik. Met een moderne werkplek beschik je over alles wat je nodig hebt om de werkzaamheden te kunnen doen. Lees hier hoe Bluesquad dat regelt. 

WordPress Lightbox Plugin

START TYPING AND PRESS ENTER TO SEARCH